Tout employeur a la possibilité d’engager des élèves ou étudiants pendant les vacances scolaires, en-dehors des vacances scolaires ou dans le cadre d’un stage obligatoire ou volontaire.

• Quelle est la différence entre les différents types d’engagements ?

• Quelles sont les conditions à respecter ?

• A quoi faut-il faire attention ?

  1. Occupation d’élèves et étudiants pendant les vacances scolaires

    Chaque employeur peut engager des jeunes élèves et étudiants pendant les vacances scolaires …
    Quelles sont les conditions … à remplir, et à respecter ?

    1. Définition de l’élève / étudiant

    Est considérée comme élève/étudiant toute personne :

    • de 15 à 27 ans accomplis (échéance à la date du 27ième anniversaire)

    • inscrite dans un établissement scolaire (luxembourgeois ou étranger)

    • ayant terminé ou abandonné ses études, si l’inscription a pris fin au cours des 4 mois précédant le début du travail

    2. Contrat étudiant

    La rédaction d’un contrat de travail entre l’employeur et l’élève/étudiant est obligatoire, et doit se faire par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service de l’élève/étudiant, en respectant les conditions ci-dessous :

    • Le contrat doit être conclu en 3 exemplaires (employeur, salarié, Inspection du Travail et des Mines) par écrit, et signé par l’employeur et par l’élève/étudiant (et son représentant légal s’il est mineur)

    • durée de l’occupation : maximum 2 mois par année civile (même en cas de pluralité de contrats)

    • mentions obligatoires :

    • – nom, prénom, date de naissance et domicile du jeune
      – nom et adresse de l’employeur
      – date de début et de fin du contrat de travail
      – nature et lieu du travail
      – durée journalière et hebdomadaire de travail
      – salaire convenu et périodicité de paiement du salaire

    • entre 15 et 18 ans :

    • – Pas de travail de dimanche
      – Pas de travail les jours fériés
      – Pas d’heures supplémentaires
      – Pas de travail de nuit
      (sauf autorisation ministérielle : travail autorisé jusque 10 heures du soir)

    3. Sécurité sociale

    L’employeur est obligé de déclarer l’étudiant au Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS)
    La rémunération est exempte de cotisations à l’assurance maladie, l’assurance pension et l’assurance dépendance, cependant, la cotisation à l’assurance accident sera tout de même facturée à l’employeur.

    4. Impôts

    Les salaires versés aux étudiants pendant les vacances scolaires sont exempts d’impôts, sur demande à présenter par l’employeur auprès du bureau RTS compétent de l’Administration des Contributions Directes (pour toute rémunération horaire inférieure ou égale à 14 EUR).

    5. Rémunération

    La rémunération correspond à 80 % du salaire social minimum d’un travailleur non-qualifié (indice 814.40, valable au 01.08.2018) :

    • 18 ans et plus : salaire horaire = 9.5773 Eur / salaire mensuel = 1656.88 Eur
    • de 17 à 18 ans : salaire horaire = 7.6619Eur / salaire mensuel = 1325.50 Eur
    • de 15 à 17 ans : salaire horaire = 7.1830Eur / salaire mensuel = 1242.66 Eur

    • Jour férié : n’est pas rémunéré

    • Absence pour maladie : pas rémunérée (la Caisse Nationale de Santé CNS n’intervient pas pour le paiement d’une indemnité pécuniaire)

    • Le salaire net d’impôt et de cotisations sociales ne doit pas dépasser 14 EUR par heure de travail

    6. Congés, maladies, fériés, travail dimanche, heures supplémentaires

    • Congés :

    • – Pas de congé annuel de récréation
      – Droit au congé extraordinaire cependant il n’est pas rémunéré

    • Jour Férié : l’adolescent (âgé entre 15 et 18 ans) n’est pas autorisé à travailler un jour férié (sauf en cas de force majeure *)

    • Travail le dimanche: l’adolescent (âgé entre 15 et 18 ans) n’est pas autorisé à travailler un dimanche (sauf en cas de force majeure *)

    *En cas de force majeure, une autorisation ministérielle est à introduire

    • Repos hebdomadaire:

    • Pour chaque période de 7 jours, l’adolescent (de 15 à 18 ans) doit bénéficier d’un repos de 2 jours consécutifs, comprenant en principe le dimanche

    7. Résiliation du contrat de travail

    En principe le contrat de travail étudiant ne peut être résilié, mais expire à l’échéance du terme.
    Une résiliation du contrat de travail d’un commun accord, ainsi qu’une résiliation pour faute grave sont cependant possibles.

    8. Démarches

    • Etablir contrat de travail pour étudiant (en 3 exemplaires : étudiant, employeur, ITM)

    • Affilier l’étudiant au CCSS (en y ajoutant une copie du contrat pour étudiant et certificat de scolarité) en utilisant le formulaire de déclaration d’entrée pour travailleur salarié

    • Faire une demande auprès du bureau RTS de l’Administration des Contributions concernant la dispense de la retenue d’impôt sur rémunérations versées aux étudiants

    • Envoyer une copie du contrat de travail, ainsi que du certificat de scolarité à l’Inspection du Travail et des Mines ITM (dans les 7 jours suivant le début du travail)

    9. Références légales

    Code du Travail
    Art. L.151-1 à L.151-9
    Art. L.341-1 à 341.3
    Art. L.344-1 à 344-17

  2. Occupation d’élèves et étudiants en dehors des vacances scolaires

    Il est possible sous certaines conditions d’engager également des étudiants en-dehors des vacances scolaires … cependant certaines règles doivent être considérées.

    1. Âge minimum

    Minimum 16 ans accomplis (la durée de l’obligation scolaire étant fixée à 12 années, à savoir de 4 à 16 ans)

    (en revanche, l’étudiant occupé pendant les vacances scolaires peut être occupé moyennant un contrat d’étudiant à partir de l’âge de 15 ans)

    2. Contrat étudiant

    Un contrat de travail à durée déterminée (CDD) doit être conclu en cas d’occupation d’un élève ou étudiant en-dehors des vacances scolaires.
    Ce CDD peut être renouvelé plus que 2 fois, et peut être conclu successivement entre un même employeur pour une durée totale de 60 mois (5 ans), renouvellement compris, sans que celui-ci ne soit requalifié en contrat à durée indéterminée (CDI).
    La rédaction de ce CDD par écrit entre l’employeur et l’élève/étudiant est obligatoire, et doit se faire au plus tard au moment de l’entrée en service de l’élève/étudiant, en respectant les conditions ci-dessous :

    • Le contrat doit être conclu en 2 exemplaires (employeur, salarié) par écrit, et signé par l’employeur et par l’élève/étudiant (et son représentant légal s’il est mineur)

    • Durée hebdomadaire du contrat : maximum 15 heures par semaine en moyenne sur une période d’un mois ou de 4 semaines

    • mentions obligatoires :

    • – nom, prénom, date de naissance et domicile du jeune
      – nom et adresse de l’employeur
      – date de début et de fin du contrat de travail
      – nature / objet du contrat
      – durée journalière et hebdomadaire de travail
      – salaire convenu et périodicité de paiement du salaire

    • entre 16 et 18 ans :

    • – Pas de travail de dimanche
      – Pas de travail les jours fériés
      – Pas d’heures supplémentaires
      – Pas de travail de nuit
      (sauf autorisation ministérielle : travail autorisé jusque 10 heures du soir)

    3. Sécurité sociale

    L’employeur est obligé de déclarer le « salarié étudiant » au Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS), et il sera affilié à tous les régimes de sécurité sociale luxembourgeois (assurance maladie, assurance pension, assurance dépendant, assurance accident).

    4. Impôts

    Toute rémunération d’une occupation salariée est passible de la retenue d’impôt à la source.

    5. Rémunération

    La rémunération correspond au salaire social minimum d’un travailleur non-qualifié (indice 814.40, valable au 01.08.2018) :
    • 18 ans et plus : salaire horaire = 11.9717 Eur / salaire mensuel = 2071.10 Eur
    • de 17 à 18 ans : salaire horaire = 9.5773 Eur / salaire mensuel = 1656.88 Eur
    • de 15 à 17 ans : salaire horaire = 8.9788 Eur / salaire mensuel = 1553.33 Eur

    6. Congés, maladies, fériés, travail dimanche, heures supplémentaires

    • Congés :

    • – Le congé normal est dû (au prorata du congé légal)
      – Le congé extraordinaire est dû

    • Maladies :

    • – Le « salarié étudiant » est rémunéré selon le principe de la continuation de salaire en cas d’incapacité de travail

    • Jour Férié : l’adolescent (âgé entre 16 et 18 ans) n’est pas autorisé à travailler un jour férié (sauf en cas de force majeure *)

    • Travail le dimanche: l’adolescent (âgé entre 16 et 18 ans) n’est pas autorisé à travailler un dimanche (sauf en cas de force majeure *)

    *En cas de force majeure, une autorisation ministérielle est à introduire

    • Repos hebdomadaire:

    • Pour chaque période de 7 jours, l’adolescent (de 16 à 18 ans) doit bénéficier d’un repos de 2 jours consécutifs, comprenant en principe le dimanche

    7. Résiliation du contrat de travail

    En principe le contrat de travail à durée déterminée ne peut être résilié, mais expire à l’échéance du terme.
    Une résiliation du contrat de travail d’un commun accord, ainsi qu’une résiliation pour faute grave sont cependant possibles.

    8. Démarches

    • Etablir contrat de travail à durée déterminée (en 2 exemplaires : salarié et employeur)

    • Affilier le salarié au CCSS en utilisant le formulaire de déclaration d’entrée pour travailleur salarié

    9. Références légales

    Code du Travail
    Art. L.122-1 – L.122-5
    Art. L.151-1 à L.151-9
    Art. L.341-1 à 341.3
    Art. L.344-1 à 344-1

  3. Occupation de stagiaires

    A côté de l’engagement d’élèves ou étudiants pendant les vacances scolaires, tout employeur a également la possibilité d’engager un stagiaire. Deux cas de figure peuvent se présenter :
    – Le stage obligatoire, effectué dans le cadre des études
    – Le stage volontaire, autre que ceux du régime scolaire
    Tout travail presté dans le cadre d’un stage doit être considéré comme essentiellement éducatif, et ne peut être confondu avec l’occupation d’un élève ou étudiant pendant les vacances scolaires, qui par contre implique l’accomplissement d’un travail effectif.

    1. Contrat / convention de stage

    • Chaque employeur est tenu de signer une convention de stage avec l’établissement scolaire et le stagiaire désirant effectuer un stage obligatoire, et non un contrat de travail.

    • En cas de stage volontaire, une convention de stage devra être signée entre l’employeur et le stagiaire.

    • Il n’existe pas de durée minimale ou maximale de stage.

    2. Rémunération

    Aucune rémunération n’est prévue ou obligatoire pour un stagiaire effectuant un stage volontaire ou obligatoire, sauf si le paiement d’une indemnité est prévu dans la convention de stage avec l’établissement scolaire.

    Cependant, l’employeur peut payer une indemnité de stage au stagiaire. Le montant de cette indemnité de stage peut être déterminé par l’employeur, cependant il doit rester raisonnable, et devrait viser à couvrir les frais de logement et/ou repas supportés par le stagiaire. Une indemnité trop élevée risquerait d’entraîner la requalification du contrat de stage en contrat de travail.

    3. Impôts

    2 cas sont possibles :

    • Stages obligatoires :

    • Une demande d’exemption de l’impôt sur salaire peut être introduite auprès du bureau RTS compétent de l’Administration des Contributions Directes pour toute indemnité de stage perçue durant les 6 premiers mois de stage.
      Cependant l’indemnité de stage sera imposable à partir du 7ième mois de stage (pour un stage dont la durée sera supérieure à 6 mois).

    • Stages volontaires :

    • En cas de stage volontaire, toute indemnité de stage devra être imposée, aussi bien pour le stagiaire résident, que pour le stagiaire non-résident, et ceci à partir du 1er jour de stage. Les stagiaires concernés seront donc obligés de remettre une fiche de retenue d’impôt à leur patron de stage.

    4. Sécurité sociale

    3 cas sont possibles :

    • Dispense d’affiliation à la sécurité sociale luxembourgeoise :

    • – Stagiaires résidents (il reste couvert par l’assurance de l’établissement scolaire ou par celle de ses parents)
      – Stagiaires non-résidents scolarisés dans un établissement d’enseignement sur le territoire luxembourgeois (garde sa couverture sociale scolaire)
      – Stagiaires non-résidents scolarisés dans un établissement d’enseignement à l’étranger et couverts par l’assurance accident scolaire de leur pays de résidence

    • Affiliation uniquement à l’assurance accident luxembourgeoise :

    • – Stagiaires résidents ou non-résidents, qui effectuent un stage volontaire dont la durée n’excède pas 3 mois
      – Stagiaires non-résidents scolarisés dans un établissement d’enseignement à l’étranger, qui effectuent un stage obligatoire n’excédant pas la durée de 3 mois, et qui ne sont pas couverts par l’assurance accident scolaire de leur pays de résidence

    • Affiliation à toutes les branches de sécurité sociale luxembourgeoise :

    • – Stagiaires résidents ou non-résidents, qui effectuent un stage volontaire dont la durée excède 3 mois
      – Stagiaires non-résidents scolarisés dans un établissement d’enseignement à l’étranger, qui effectuent un stage obligatoire de plus de 3 mois, et qui ne sont pas couverts par l’assurance accident scolaire de leur pays de résidence

N’hésitez pas à nous contacter pour avoir de plus amples renseignements quant à ce sujet. Fisogest S.A. publie cet article à titre purement informatif, et ne peut être tenu responsable en cas d’erreurs ou d’omissions.