REGISTRE DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS

REGISTRE DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS
Formulaire d'inscription

UNE OBLIGATION NOUVELLE QUI VOUS CONCERNE DIRECTEMENT: LE REGISTRE DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS

La Chambre des Députés a adopté la loi du 13 janvier 2019 complétée par le Règlement Grand-ducal du 15 février 2019 instituant un Registre des Bénéficiaires Effectifs (ci-après : le « RBE »).

  1. Qu’est-ce que le Registre des Bénéficiaires Effectifs ?

    Etabli sous l’autorité du Ministère de la Justice, le RBE est un fichier centralisant et conservant les informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés civiles et commerciales et autres entités luxembourgeoises immatriculées au Registre de Commerce et des Sociétés luxembourgeois (ci-après : « RCSL »).

  2. Qui sont les bénéficiaires effectifs (ci-après les « BE ») ?

    La définition juridique trouve sa source à l’art 1 (7) a) de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

    Dans le cas de sociétés, il s’agit de toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une entité juridique, du fait qu’elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital dans cette entité. Une participation directe ou indirecte dans le capital social à hauteur de 25% minimum est considérée comme relevant – a priori – de la définition du BE.

    Si vous-même, personne physique, détenez directement ou via des sociétés luxembourgeoises ou étrangères plus de 25 % du capital social d’une entité (société) immatriculée au RCSL alors vous tombez certainement dans le champ de cette nouvelle obligation.

  3. Quelles sont les informations relatives au BE inscrites et conservées dans le RBE ?

    L’article 3 de la loi du 19 janvier 2019 liste les informations sur les BE des entités immatriculées qui doivent être inscrites et conservées dans le RBE :

    • le nom

    • le(s) prénom(s)

    • la (ou les) nationalité(s)

    • date de naissance

    • le lieu de naissance

    • le pays de résidence

    • l’adresse privée ou l’adresse professionnelle précise

    • le numéro de matricule luxembourgeois si existant ou à défaut, un numéro d’identification étranger

    • la nature des intérêts effectifs détenus dans la société

    • l’étendue des intérêts effectifs détenus dans la société

    Par exception, les sociétés cotées en bourse devront uniquement inscrire le nom et le pays du marché sur lequel leurs titres sont admis à la négociation.

  4. Qui peut consulter le RBE ?

    Toute personne peut consulter le RBE, la recherche s’effectue soit par le numéro d’immatriculation de l’entité au RCSL, soit par la dénomination de l’entité.

    Seules les autorités nationales luxembourgeoises ont accès aux adresses privées ou professionnelles ainsi qu’au numéro de matricule luxembourgeois ou au(x) numéro(s) d’identification étranger(s). En outre elles pourront également effectuer une recherche par le nom du bénéficiaire.

    La consultation publique peut être limitée sur demande de la société au Registre si le gestionnaire du Registre estime que des circonstances exceptionnelles justifient une telle limite. Cette limite ne concerne pas les autorités nationales luxembourgeoises.

  5. Qui est responsable de l’inscription au RBE ?

    L’entité immatriculée au RCSL – et donc sa direction – est responsable de l’inscription des données légalement requises.

    Toute entité devra dans un délai d’un mois faire enregistrer toute nouvelle donnée ou actualisation des données existantes relative à ces bénéficiaires effectifs ainsi que toute nouvelle pièce justificative ou actualisation des pièces justificatives conservées par le RBE.

    Toute entité immatriculée avant le 01er mars 2019 bénéficie d’une période transitoire allant jusqu’au 31 août 2019 pour inscrire leurs données.

    Par exemple, si un BE est naturalisé luxembourgeois ou change d’adresse, l’entité doit inscrire endéans un mois sa nouvelle nationalité / adresse au RBE. L’entité en question peut se faire aider dans cette tâche par un mandataire (voir dernier paragraphe de cette lettre d’information).

  6. Quelles sont les pièces à joindre ?

    Il suffit d’une pièce d’identité en cours de validité, carte d’identité pour un ressortissant de l’Union européenne ou passeport pour un non ressortissant de l’Union. Si le document n’est pas rédigé en caractère latin, il faudra procéder à une traduction en langue française ou allemande.

    Il convient de porter une attention particulière à la date d’expiration des documents déposés : si une pièce d’identité conservée par le RBE venait à expirer, l’entité devra endéans un mois communiquer la nouvelle pièce d’identité pour enregistrement au RBE.

  7. Obligations des bénéficiaires effectifs de fournir les informations aux entités.

    Tout bénéficiaire effectif d’une entité immatriculée, doit fournir à celle-ci les informations nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire aux obligations de la loi.

  8. Obligations des entités de conserver les informations sur leurs bénéficiaires effectifs.

    Les entités immatriculées doivent organiser et conserver, au lieu de leur siège, un dossier reprenant les informations sur leurs bénéficiaires effectifs ainsi que les pièces justificatives afférentes.

  9. Obligations des entités de fournir les informations sur leurs bénéficiaires effectifs.

    Les entités immatriculées doivent fournir, sur simple demande et dans les trois jours, toutes les informations sur leurs bénéficiaires effectifs aux autorités nationales et aux professionnels agissant dans le cadre de leurs obligations de vigilance à l’égard de la clientèle conformément à la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

  10. Quelles sont les sanctions ?

    1. Sanctions contre l’entité immatriculée : 

    Comportement Amende
    l’entité immatriculée omet d’adresser endéans les délais visés par la loi une demande d’inscription au RBE de toutes les informations sur ses bénéficiaires effectifs et de leurs modifications de 1.250 € à 1.250.000 €
    l’entité immatriculée adresse sciemment une demande d’inscription d’informations inexactes, incomplètes ou non actuelles de 1.250 € jusqu’à 1.250.000 €
    l’entité immatriculée omet d’obtenir et de conserver, au lieu de son siège, les informations sur ses bénéficiaires effectifs de 1.250 € à 1.250.000 €
    l’entité immatriculée fournit sciemment aux autorités nationales et aux professionnels des informations inexactes ou non actuelles de 1.250 € à 1.250.000 €

    2. Sanctions contre le BE :

    Comportement Amende
    le bénéficiaire effectif ne satisfait pas à son obligation de fournir les informations à l’entité. de 1.250 € à 1.250.000 €
  11. Quel délai pour se mettre en conformité ?

    Les entités immatriculées avant le 01er mars 2019 bénéficient d’une période transitoire allant jusqu’au 31 août 2019.

    Le RBE ne sera accessible en consultation qu’à partir du 01er septembre 2019.

  12. Frais d’inscription

    Toute demande d’inscription et de modification donnent lieu au paiement de frais administratifs de 15 € hormis pendant la période de transition ou ceux-ci sont gratuits.

    Toute demande d’extrait ou de certificat, donnent lieu au paiement de frais administratifs de 5 à 10 €.

FISOGEST S.A. peut vous aider à être en conformité !

FISOGEST S.A. peut vous aider à remplir vos obligations. Il vous suffit pour cela de remplir le formulaire.

En attendant, si vous êtes bénéficiaire effectif d’une entité concernée nous ne pouvons que vous inviter à procéder au renouvèlement de votre pièce d’identité si celle-ci arrive à expiration ou est déjà expirée.